少数株主から株主総会の招集を請求されたときの会社の対応手順

株主から、「株主総会の招集を請求する」という書面が届きました。議題には、取締役の解任、会計帳簿の閲覧に関する事項、剰余金の配当といった、会社としては付議したくない事項が並んでおります。応じなければならないのか、応じるとしていつまでに何をすればよいのか、判断に迷われることと存じます。同族会社において株式が分散し、経営に関与しない株主との間に対立が生じたとき、多くの会社がこの場面に立たされます。

先に結論を申し上げます。要件を満たす株主からの招集の請求に対して会社が動かない場合、株主は裁判所の許可を得て自ら株主総会を招集することができます（会社法第297条第4項）。この場合、日時、場所、議題、議事の進行の主導権は株主の側に移ります。したがって、会社の側の実質的な選択は、「応じるか応じないか」ではなく、「自ら招集して主導権を保つか、株主による招集を受け入れるか」という点にあります。本記事では、書面を受け取った時点からの手順を、会社の立場から整理いたします。

請求の要件を確認いたします

　持株の要件

株主総会の招集を請求することができるのは、総株主の議決権の100分の3（これを下回る割合を定款で定めた場合はその割合）以上の議決権を有する株主です（会社法第297条第1項）。公開会社においては6か月前から引き続き有していることが必要ですが、公開会社でない株式会社においては、この保有期間の要件は適用されません（同条第2項）。

分母となる総株主の議決権の計算では、自己株式に議決権がないこと（会社法第308条第2項）、議決権の行使が制限される場合があること（会社法第308条第1項）に留意いたします。複数の株主が共同して請求をすることも可能であり、その場合は合算した議決権により要件を判断いたします。

　記載事項の要件

請求に当たっては、株主総会の目的である事項及び招集の理由を示さなければならないとされております（会社法第297条第1項）。目的である事項とは、株主総会において決議し、又は報告する事項、すなわち議題です。「経営全般について議論するため」といった記載は、目的である事項の記載として十分といえるかが問題となり得ます。

　請求の宛先

請求は取締役に対してすることとされております。代表取締役に対してされた場合はもとより、他の取締役に対してされた場合であっても、請求としての効力が生じ得ます。社内で受領した書面が速やかに取締役に伝達される体制を整えておくことが必要です。

　請求の内容が決議し得る事項であるか

株主総会は、会社法に規定する事項及び会社の組織、運営、管理その他会社に関する一切の事項について決議をすることができます（会社法第295条第1項）。もっとも、取締役会設置会社においては、株主総会は会社法に規定する事項及び定款で定めた事項に限り決議をすることができるとされております（同条第2項）。したがって、取締役会設置会社において、取締役会の権限に属する事項を議題とする請求がされた場合には、その取扱いが問題となります。

8週間という期間の意味

　二つの要件のいずれかに該当すると株主による招集が可能となります

株主が招集の請求をした場合において、次のいずれかに該当するときは、請求をした株主は、裁判所の許可を得て、株主総会を招集することができます（会社法第297条第4項）。

号	内容
第1号	請求の後遅滞なく招集の手続が行われない場合
第2号	請求があった日から8週間（これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間）以内の日を会日とする株主総会の招集の通知が発せられない場合

第1号と第2号は、いずれか一方に該当すれば足ります。すなわち、8週間以内の日を会日とする通知を発する予定であっても、請求の後遅滞なく招集の手続に着手しないままであれば、第1号に該当すると主張される余地があります。

　実務上の日程の組み方

8週間から逆算いたしますと、招集の通知を発する日、取締役会において招集を決定する日、議案及び参考資料を準備する期間を確保する必要があります。公開会社でない株式会社においては、招集の通知は株主総会の日の1週間前までに発することとされております（会社法第299条第1項）。取締役会を設置していない会社においては、定款でこれを下回る期間を定めることができます。

手順	目安
請求の受領及び要件の確認	受領から数日以内
取締役会における招集の決定	受領から2週間程度まで
議案及び参考資料の準備	招集の決定と並行して行います
招集の通知の発送	会日の1週間前まで（公開会社は2週間前まで）
会日	請求があった日から8週間以内

　請求があった日の特定

8週間の起算点は「請求があった日」です。内容証明郵便により送付された場合には、到達の日が基準となります。封筒及び配達の記録を保存しておくことが、後に期間の計算を争う際の資料となります。

招集する場合の会社の側の作業

　招集の決定

取締役会設置会社においては、株主総会の招集は取締役会の決議によって定めます（会社法第298条第4項）。定めるべき事項は、株主総会の日時及び場所、株主総会の目的である事項、書面による議決権の行使を認めるかどうか等です（同条第1項）。

　議題の範囲

株主が請求した目的である事項は、株主総会の目的といたします。これに加えて、会社の側から議題を追加することは妨げられません。もっとも、議題を過剰に追加することは、株主総会の運営を複雑にするという側面もあります。

株主が請求した議題のうち、法令又は定款に違反するもの、実質的に同一の議案について過去に否決されて一定期間を経過していないもの等については、取扱いを慎重に検討する必要があります。会社法は、株主提案に係る議案の要領の通知の請求について、法令若しくは定款に違反する場合又は実質的に同一の議案につき総株主の議決権の10分の1以上の賛成を得られなかった日から3年を経過していない場合には、これを要しない旨を定めております（会社法第305条第6項）。

　招集の通知

招集の通知には、株主総会の日時及び場所並びに目的である事項等を記載いたします（会社法第299条第4項、第298条第1項）。書面による議決権の行使を認める場合には、株主総会参考書類及び議決権行使書面を交付いたします（会社法第301条第1項）。

　当日の運営

議長は、定款の定めに従って定まるのが通常です。株主総会の秩序を維持し、議事を整理する権限、命令に従わない者を退場させる権限が議長にあることは、会社法に定めがあります（会社法第315条）。

また、取締役、会計参与、監査役及び執行役は、株主総会において、株主から特定の事項について説明を求められた場合には、当該事項について必要な説明をしなければならないとされております（会社法第314条）。ただし、当該事項が株主総会の目的である事項に関しないものである場合、説明をすることにより株主の共同の利益を著しく害する場合その他正当な理由がある場合として法務省令で定める場合は、この限りでないとされております。

　議事録の作成

株主総会の議事については、法務省令の定めるところにより、議事録を作成しなければなりません（会社法第318条第1項）。議事録は、株主総会の日から10年間、本店に備え置くこととされております（同条第2項）。紛争が生じている場面では、議事録の記載が後に争点となることが少なくありませんので、発言の要旨を含めた正確な記録を残すことが重要です。

応じない場合に生じること

　裁判所の許可を得た株主による招集

会社が招集の手続を執らない場合、株主は裁判所の許可を得て自ら株主総会を招集することができます（会社法第297条第4項）。この場合、招集の権限は当該株主に移り、日時、場所、議題は株主が定めることになります。会社の側は、株主名簿の提供その他の協力を求められることがあります。

　総会検査役の選任

株式会社又は総株主の議決権の100分の1以上の議決権を有する株主は、株主総会に係る招集の手続及び決議の方法を調査させるため、当該株主総会に先立ち、裁判所に対し、検査役の選任の申立てをすることができます（会社法第306条第1項）。紛争が生じている場面では、株主の側から申立てがされることがあります。会社の側から申し立てることも可能であり、手続の適正を客観的に記録する手段となり得ます。

　決議の効力を争われる可能性

招集の手続又は決議の方法が法令若しくは定款に違反し、又は著しく不公正なときは、株主等は、決議の日から3か月以内に、決議の取消しの訴えを提起することができます（会社法第831条第1項第1号）。会社の側が手続を急ぐあまり通知の期間を誤る、招集の決定を欠くといった瑕疵が生じますと、決議そのものが覆される可能性があります。

確認すべき期限と資料

　期限

事項	期限	根拠条文
招集の請求に対する会日	請求があった日から8週間以内	会社法第297条第4項第2号
招集の通知の発送	公開会社は2週間前、公開会社でない会社は1週間前	会社法第299条第1項
議案の要領の通知の請求	株主総会の日の8週間前まで	会社法第305条第1項
総会検査役の選任の申立て	株主総会に先立って	会社法第306条第1項
決議の取消しの訴え	決議の日から3か月以内	会社法第831条第1項
議事録の備置き	株主総会の日から10年間	会社法第318条第2項

　会社の側で御準備いただきたい資料

• 株主から届いた請求の書面及びその封筒
• 現に効力を有する定款
• 株主名簿及び議決権の数の一覧
• 直近3期分の株主総会の招集の通知及び議事録
• 取締役会規程その他の社内規程
• 直近3期分の計算書類

株主提案（会社法第303条及び第305条）との違いを整理いたします

招集の請求を受けた会社から最も多く寄せられる誤解は、株主総会の招集の請求と株主提案とを同じものとして扱ってしまうことです。両者は根拠となる条文も要件も効果も異なりますので、届いた書面がどちらであるかを最初に切り分けていただく必要があります。

招集の請求は総会そのものを開かせる権利です

会社法第297条第1項の招集の請求は、株主総会という会議体そのものを新たに開催させる権利です。これに対し、会社法第303条の議題の提案権は、既に開催が予定されている株主総会の目的である事項に、新たな議題を加えさせる権利にとどまります。会社法第305条の議案の要領の通知の請求も、招集の通知に議案の要領を記載させる権利であり、総会の開催そのものを求めるものではありません。届いた書面の表題が「株主提案書」となっていても、内容が臨時株主総会の開催を求めるものであれば、招集の請求として取り扱うことになります。表題ではなく内容によって判断していただく必要があります。

要件となる持株の数が異なります

招集の請求は、総株主の議決権の100分の3以上を有することが要件です。これに対し、取締役会設置会社における議題の提案権は、総株主の議決権の100分の1以上又は300個以上の議決権のいずれかを満たせば足ります。300個という基準は持株の比率とは無関係に定まりますので、発行済株式総数の多い会社では、持株の比率が1％に満たない株主でも議題の提案権を行使し得ることになります。会社の側では、100分の3という数字だけを念頭に置いていると判断を誤ります。なお、いずれの要件も定款によってこれを下回る割合又は数を定めることができますので、現に効力を有する定款の確認が出発点となります。

6箇月の保有の継続が要件となる場合とならない場合があります

公開会社においては、招集の請求も議題の提案権も、6箇月前から引き続き株式を有していることが要件となります。他方、公開会社でない会社、すなわち発行する全部の株式の内容として譲渡による取得について会社の承認を要する旨の定款の定めがある会社では、この保有の継続の要件は課されません。非上場の同族の会社の多くは公開会社ではありませんので、株式を取得した直後の株主からの請求であっても、持株の要件さえ満たせば有効なものとして取り扱う必要があります。株式買取業者が株式を取得した直後に請求を行ってくる場面が現に生じているのは、この構造によるものです。

1通の書面で双方が求められている場合の処理

実務では、1通の書面において、招集の請求と、招集される総会における議題の提案とが併せて記載されている例が少なくありません。この場合、会社の側は、招集の請求としての要件の充足と、議題の提案としての要件の充足とを、それぞれ別個に判断することになります。招集の請求の要件を満たさないからといって議題の提案までが当然に効力を失うものではありませんので、回答書においても、どちらについてどのような判断をしたのかを分けて記載していただく必要があります。

請求をした者が真に株主であるかを確認いたします

招集の請求を受けた場合、会社が最初に行うべきことは、請求書の記載の吟味ではなく、請求をした者が株主名簿上の株主と一致しているかどうかの確認です。ここを飛ばして中身の議論に入りますと、後になって前提を欠いた対応であったことが判明し、やり直しを余儀なくされます。

株主名簿との照合

会社法第130条第1項により、株式の譲渡は、株主名簿に取得者の氏名又は名称及び住所を記載し、又は記録しなければ、会社その他の第三者に対抗することができません。したがって、株式を譲り受けたと主張する者が名義書換を経ていない場合、会社はその者を株主として取り扱う義務を負いません。株式買取業者が少数株主から株式を買い集めた直後の段階では、名義書換の請求が未了であることも現にあります。まずは株主名簿の記載を確認していただくことが出発点です。もっとも、名義書換が未了であることを理由に請求を退ける場合には、その旨と理由とを書面により明確に伝え、控えを残しておいていただく必要があります。

名義株の疑いがある場合

他方、株主名簿の記載が実体と食い違っている例も、非上場の会社では珍しくありません。設立の際に名義を借りたにとどまる、いわゆる名義株が名簿に残っている場合、その名義人からの請求にどう応じるかは慎重な判断を要します。名義株であることを理由に請求を拒む場合には、出資の履行の事実、配当の受領の状況、株主総会への出席の有無といった事情を、会社の側で立証することが求められます。準備のないまま名義株であると主張して請求を拒みますと、かえって紛争を拡大させることになります。名義株の整理は、招集の請求を受けてから着手するのでは遅く、平時のうちに済ませておくべき事柄です。

相続が生じている場合

株主に相続が生じ、遺産分割が未了である場合、株式は相続人の準共有となります。この場合、会社法第106条により、権利を行使する者1人を定めて会社に通知しなければ、原則としてその株式についての権利を行使することができません。権利行使者の指定の通知がないまま相続人の1人から招集の請求がされた場合には、この点を指摘して取扱いを保留することが考えられます。ただし、会社が同意した場合には権利の行使を認め得る旨の但書が置かれておりますので、拒むという判断をするのであれば、その理由を書面に残しておいていただく必要があります。

裁判所の許可を得た株主が招集する場合の会社の関わり方

会社が請求に応じない場合、株主は会社法第297条第4項により、裁判所の許可を得て自ら株主総会を招集することができます。この段階に至った場合、会社の側は当事者ではなくなるわけではなく、むしろ果たすべき役割が増えます。

許可の申立てに対する会社の意見

許可の申立ては非訟事件として審理されます。会社は、請求が持株の要件を欠くこと、目的である事項が株主総会の決議によって決することができない事項であること、又は請求の後に会社が現に招集の手続を行ったことといった事情を、裁判所に対して主張することができます。ここで主張しなかった事情を後から決議の効力を争う場面で持ち出しても、説得力は乏しくなります。申立ての段階から、会社としての立場を整理して臨んでいただくことが肝要です。

株主名簿の写しの交付

裁判所の許可を得た株主は、招集の通知を発するために株主名簿の記載を必要とします。会社法第125条第2項により、株主は理由を明らかにして株主名簿の閲覧又は謄写を請求することができ、招集の通知を発するという目的は、通常、権利の確保又は行使に関する調査の目的に当たります。したがって、この場面での請求を拒むことは困難です。同条第3項の拒絶事由に当たらないにもかかわらず交付を拒みますと、後に総会の招集の手続の瑕疵として会社の側が不利益を被ることになりかねません。

会場、議長及び議事の運営

株主が招集する株主総会においては、招集をした株主が議長となることが一般的です。定款に議長を代表取締役とする旨の定めがある場合であっても、その定めは会社が招集する総会を前提とするものと解されており、株主が招集する総会にそのまま及ぶものではありません。会社としては、会場の使用に関して不必要な妨害と評価される行動を避け、取締役として出席し、質問に対して誠実に説明を行うという姿勢を保つことが、その後の紛争において有利に働きます。

取締役の説明義務

会社法第314条により、取締役は、株主総会において株主から特定の事項について説明を求められた場合には、当該事項について必要な説明をしなければなりません。これは会社が招集した総会に限られません。株主が招集した総会においても、出席した取締役は説明義務を負います。説明を拒むことができるのは、当該事項が総会の目的である事項に関しないものである場合、説明をすることにより株主の共同の利益を著しく害する場合その他正当な理由がある場合に限られます。答えられない事項があるのであれば、答えられない理由を述べることが説明であり、沈黙は説明にはなりません。

成立した決議の効力を争う場合の見通し

株主が招集した株主総会において、会社にとって受け入れ難い決議がされた場合、会社又は取締役は、その効力を争うことを検討することになります。もっとも、この段階での是正には期間の制限があり、また立証の負担も軽くはありません。

決議の取消しの訴えには3箇月の出訴期間があります

会社法第831条第1項により、株主総会の決議の取消しの訴えは、決議の日から3箇月以内に提起しなければなりません。招集の手続又は決議の方法が法令若しくは定款に違反し、又は著しく不公正であるとき、決議の内容が定款に違反するとき、及び特別の利害関係を有する者が議決権を行使したことによって著しく不当な決議がされたときが、取消しの事由です。3箇月という期間は極めて短く、社内で対応を検討している間に徒過してしまう例が現にあります。決議がされた日を起算日として、直ちに日程を管理していただく必要があります。

裁量による棄却があり得ます

会社法第831条第2項は、招集の手続又は決議の方法が法令又は定款に違反する場合であっても、その違反する事実が重大でなく、かつ、決議に影響を及ぼさないものであると認めるときは、裁判所は請求を棄却することができる旨を定めています。手続の上での些細な瑕疵を指摘するだけでは決議は覆りません。争うのであれば、瑕疵が決議の結果に影響を及ぼしたといえる事情を示す必要があります。

決議が存在しないと評価される場合

他方、招集の手続が全く執られていない場合、又は裁判所の許可を欠いたまま株主が招集した場合には、決議は不存在であると評価される余地があります。会社法第830条第1項の決議の不存在の確認の訴えには出訴期間の制限がありません。もっとも、不存在であることを前提とした取扱いを会社が長期にわたり続けますと、事実上の混乱が大きくなります。早期に確認の訴えを提起して、法律関係を安定させることが実務の上では望ましいものと考えます。

登記との関係

役員の選任又は解任の決議がされた場合、その旨の登記が問題となります。株主が招集した総会において取締役が選任された場合であっても、選任の決議が有効であれば、就任の承諾を得たうえで登記の申請をすることになります。会社の側が登記の申請に協力しない場合、選任された者から会社に対する訴訟が提起されることもあります。登記を止めることを目的として対応を遅らせるという方針は、実益に乏しく、かえって取締役の責任の問題を招きます。

まとめ

少数株主からの株主総会の招集の請求は、会社にとって不意に届く書面ですが、法律の枠組みは明確です。会社法第297条第1項の持株の要件と記載の要件を確認し、目的である事項が株主総会の決議によって決することができる事項であるかを判断し、請求があった日から8週間以内の日を会日とする総会の招集の通知を発するかどうかを決める、という順序で処理していけば、判断が滞ることはありません。

請求に応じないという選択をした場合には、裁判所の許可による招集、総会検査役の選任、決議の効力を巡る訴訟という展開が続きます。いずれの局面においても、会社の側の対応の適否は、その時点で作成された記録によって事後的に評価されます。請求を受けた直後の初動、すなわち受領の日の記録と株主名簿との照合と取締役会の開催が、その後の全体を左右いたします。

株式買取業者又は敵対的な少数株主が背後にいる場面では、招集の請求は単独で行われることは少なく、会計帳簿の閲覧謄写の請求、株主名簿の閲覧謄写の請求、検査役の選任の申立てと組み合わされます。一つの請求への回答が、他の請求における会社の立場を拘束いたしますので、全体の見通しを立てたうえで、一貫した方針の下に回答を作成していただく必要があります。

弁護士に御相談いただく意味

この場面で会社の側が失いやすいのは、金銭ではなく手続の主導権です。請求を受けてから対応を検討している間に8週間が経過し、株主が裁判所の許可を得て総会を招集するに至れば、会社は自らが決めていない日時、場所、議題のもとで総会に臨むことになります。逆に、要件を満たさない請求に安易に応じることは、その後の株主の請求の水準を定めることにもなりかねません。

また、招集の請求は、単独で行われるよりも、会計帳簿の閲覧謄写の請求（会社法第433条第1項）、議事録の閲覧謄写の請求（会社法第318条第4項、第371条）、取締役の責任の追及等と併せて行われることが多いところです。全体を見通した対応の設計が必要です。当事務所は、会社の側のお立場で御相談をお受けしております。

よくある御質問

質問1　請求の理由が抽象的です。応じなくてよいですか。

会社法第297条第1項は、株主総会の目的である事項及び招集の理由を示すことを求めております。記載が不十分である場合には、補正を求めることが考えられます。もっとも、要件を欠くとの判断が誤っていた場合には、裁判所の許可による招集を許すことになりますので、慎重な検討が必要です。

質問2　請求された議題が取締役会の権限に属する事項です。

取締役会設置会社においては、株主総会は会社法に規定する事項及び定款で定めた事項に限り決議をすることができるとされております（会社法第295条第2項）。取締役会の権限に属する事項について株主総会の決議を求める請求については、その取扱いを個別に検討することになります。

質問3　会社の側から議題を追加することはできますか。

株主が請求した目的である事項に加えて、会社の側から議題を追加することは妨げられません。招集の決定は取締役会の決議によって行います（会社法第298条第4項）。

質問4　株主が裁判所の許可を得て招集した総会に、会社の役員は出席しなければなりませんか。

取締役等は、株主から特定の事項について説明を求められた場合には、当該事項について必要な説明をしなければならないとされております（会社法第314条）。出席しないことは、説明義務との関係で問題となり得ます。また、欠席は決議の成否にも影響いたしますので、対応を慎重に検討する必要があります。

質問5　招集の通知の期間を短縮できますか。

株主全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく株主総会を開催することができるとされております（会社法第300条本文。書面による議決権の行使等を定めた場合を除きます）。紛争が生じている場面では全員の同意を得ることは容易でありませんので、通常は法定の期間を確保して進めることになります。

本記事の根拠条文

会社法

• 第295条第1項・第2項（株主総会の権限）
• 第297条第1項・第2項・第4項（株主による株主総会の招集の請求、裁判所の許可を得た招集）
• 第298条第1項・第4項（招集の決定）
• 第299条第1項・第4項（招集の通知）
• 第300条（招集手続の省略）
• 第301条第1項（株主総会参考書類及び議決権行使書面の交付）
• 第305条第1項・第6項（議案の要領の通知の請求）
• 第306条第1項（総会検査役の選任）
• 第308条第1項・第2項（議決権の数）
• 第314条（取締役等の説明義務）
• 第315条（議長の権限）
• 第318条第1項・第2項・第4項（株主総会の議事録）
• 第371条（取締役会の議事録の閲覧等）
• 第433条第1項（会計帳簿の閲覧等の請求）
• 第831条第1項第1号（決議の取消しの訴え）

弁護士法人M&A総合法律事務所への御相談

弁護士法人M&A総合法律事務所（代表弁護士　土屋勝裕）では、少数株主から株主総会の招集を請求された会社の側からの御相談をお受けしております。請求の要件の検討、回答書の作成、招集の決定から通知、当日の運営及び議事録の作成、株主が裁判所の許可を得て招集した場合の対応まで、会社の側の代理人としてお引き受けいたします。

詳しくは、少数株主から株主総会の招集を請求された会社の方に向けた御案内のページ（/soukai_shoushuu_seikyu_taiou/）を御覧ください。同ページでは、請求を受けた時点から株主総会の終了までの間に当事務所が行うこと、費用の目安、御相談から受任までの流れを御説明しております。

• 電話番号　03-6435-8418

御相談の際に、株主から届いた請求の書面とその封筒、現に効力を有する定款、株主名簿、直近の株主総会の招集の通知及び議事録を御用意いただけますと検討が早く進みます。これらがお手元にないことを理由に御相談をお断りすることはありません。

本記事は一般的な制度の説明であり、結論は事案ごとに異なります。同種の事案において同じ結果となることを保証するものではありません。個別の事情については、弁護士に御相談ください。

必ず解決できますから、一緒に頑張りましょう。